メールの誤送信

業務上、メールを頻繁に使用するという会社は多いと思います。メールを使用することは問題なのですが、一番注意が必要なのは誤送信です。

この度、サイバーソリューションズ株式会社からメール誤送信後の対応調査についての結果が発表されました。https://www.cybersolutions.co.jp/news/20220606/

このレポートによると、6割弱の方が誤送信したり、誤送信を受信した経験があるそうです。どこまでが誤送信か難しい所ですが、今回の調査における誤送信は次のようなものです。

この中で「添付ファイルの添付し忘れ」や「件名と文面が不適切」については、そこまで問題になることはないですが、「個人情報の誤送信」や「企業の信用や運営に関わる重要な情報を誤送信」、「宛先の入力ミス」は重大な問題につながります。

メール送信者も人なので、誤送信はあります。重要なのはその後の対応です。今回の調査では、以下のように対応があげられていました。

「添付ファイルの添付し忘れ」や「件名と文面が不適切」については、「誤送信先に謝罪メールをする」や「誤送信先に電話する」で問題がないと思われます。問題なのはそれ以外の場合に、上司に報告するということが行われていない事です。一番最悪なのが「送信内容を削除する」です。

まずは、会社は従業員の誤送信に気が付くことが重要です。そのためには、誤送信を行ったときは必ず上司に報告するという教育を行う事も重要です。

また、会社によっては、外部へのメールは一定時間は送信れず、送信取り消しを行うようなシステムを組んでいるところもあります。添付ファイルについても、外部へ送信するときは、自動的に上司へも同報送信されるようなシステムもあります。

たかが誤送信、されど誤送信。

誤送信もインシデントとして捉え、適切に対応することが求められます。

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